Doanh nghiệp SME đón sóng AI như thế nào ?

Tại sao SME nên quan tâm đến AI?

Nói đến AI trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ nói đến các ứng dụng của AI và cách đào tạo AI nên thông minh hơn thay vì nói đến việc tạo ra một AI riêng. 

Khi nói đến những lý do mà SME cần quan tâm đến AI, chúng ta nhìn vào những cơ hội và thách thức thực tế mà SME đang đối mặt. Thách thức SME thường xuyên phải gặp đó là các vấn đề về vận hành không ổn định, phụ thuộc con người do ít được chuẩn hóa, khó thu hút nhân sự và gần như không có khả năng tiếp cận các dự án tư vấn do vấn đề ngân sách. Tuy nhiên, SME có tốc độ xoay chuyển và ứng biến rất nhanh và được ví như xương sống của nền kinh tế. 

Trong khu vực (gồm cả Việt Nam), theo số liệu thống kê, SME luôn chiếm tỷ trọng rất cao từ 93-98% số lượng các doanh nghiệp (DN) trong nền kinh tế. Do đó, càng nhiều DN SME nào tiên phong ứng dụng AI thành công sẽ càng tạo ra khả năng bứt phá lớn cho nền kinh tế. Tuy nhiên, trước khi nói đến làm sao để SME áp dụng AI thành công, đây là những lý do chính và cụ thể để SME suy nghĩ về ứng dụng AI tại DN của mình:

Giảm lãng phí cho doanh nghiệp: rất nhiều công việc không tên không tạo ra giá trị (non-value added) thường vẫn phải có "ai đó làm". "Ai đó" có thể là nhân viên admin, trợ lý hoặc thậm chí là CEO. Khi sử dụng AI phù hợp ngay lập tức 2/3 công việc không tên sẽ biến mất.

Ví dụ: cần kiểm tra lại hợp đồng song ngữ xem sau khi chỉnh tiếng Việt xong, bản tiếng Anh dịch tốt không? Làm một hình poster và vài kịch bản nội dung để Post Facebook? Làm một hướng dẫn cho nhân viên về quy định an toàn khi đi vào khu vực thi công? Các công việc này dễ dàng được thực hiện với các ứng dụng AI. Hiện nay đã có hàng ngàn ứng dụng AI đã được ra đời và phục vụ người dùng.

Giảm khoảng cách về nguồn nhân lực: Chúng ta cần thực tế là SME gần như không có khả năng tuyển dụng các nhân sự "ngôi sao" hoặc tiếp cận được các chuyên gia tư vấn hàng đầu. Do đó AI chính là một cách để tiếp cận được các kiến thức vận hành và quản trị doanh nghiệp chuyên sâu, đặc biệt là khi custom GPT ra đời, cho phép nhiều các chuyên gia sâu trong các lĩnh vực tự tạo ra AI riêng.

Ví dụ: trường hợp lỗi sản phẩm xảy ra và DN chưa biết cách xử lý. Doanh nghiệp có thể cung cấp dữ liệu, mô tả và hình ảnh để AI đưa ra các hướng dẫn xử lý dựa vào phân tích số liệu, hình ảnh hiện trường và thông tin được cung cấp. Việc này tương tư như DN có một chuyên gia vận hành cao cấp tại chính doanh nghiệp của mình.

Tinh gọn vận hành và tăng trải nghiệm khách hàng: AI có thể thay được rất nhiều công việc lặp đi lặp lại khi AI được cho tài nguyên và được "dạy học". AI sẽ thay việc tương tác với khách hàng và "nhân" (scale up) khả năng tiếp cận khách hàng lên và đương nhiên là khả năng tăng doanh cũng tăng lên theo. Những công tác như đào tạo, kiểm tra năng lực, kiểm tra kết quả công việc, kiểm tra chất lượng (QC) sẽ được AI dễ dàng thực hiện thay cho việc phải cần nuôi một đội ngũ.

Ví dụ: nếu có những sản phẩm mới, thay vì phải đi đào tạo nhiều lần cho nhân sự bán hàng, AI sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều cách đào tạo, nhiều phiên bản đào tạo khác nhau để phù hợp với các trình độ khác nhau và người học có thể học bất cứ lúc nào thay vì đào tạo tập trung như cách truyền thống.

AI có thể giúp SME tăng trưởng bằng cấp số nhân (scale) thay vì tăng trưởng mở rộng quy mô (growth) như truyền thống. SME luôn có khả năng linh hoạt thay đổi và đó chính là điểm mạnh của họ. Điểm mạnh đó sẽ được nhân lên khi có cơ hội kinh doanh mới mà các doanh nghiệp lớn, đồ sơ khó bắt kịp. Tuy nhiên, nếu như cách làm truyền thống, doanh thu tăng kèm với việc phải tăng các hoạt động vận hành (người người hơn, nhiều chi phí hơn, nhiều công việc hơn…) thì với AI, sẽ giúp cho các doanh nghiệp SME có thể tăng trưởng nhân rộng (scale).

Ví dụ: Khi có đơn hàng phát sinh số lượng nhiều, với cách truyền thống, chúng ta cần nhiều người hỗ trợ khách hàng chốt đơn hơn, nhiều việc vận hành/ điều chỉnh phải thực hiện bằng con người. AI sẽ giúp SME phục vụ rất nhanh một số lượng lớn khách hàng và có thể thực hiện điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng và cho khách hàng xác nhận thanh toán. Như vậy nút tắc đầu vào được giải quyết và SME sẽ chỉ cần tập trung vào năng lực sản xuất/ thực hiện dịch vụ. Lĩnh vực coach giảm cân, coach sức khỏe là ví dụ dễ thấy để có thể scale up tư vấn viên lên nhanh chóng và ít sai sót.

Những điểm vướng mắc của SME khi ứng dụng AI là gì?

Trong tất cả các sự dịch chuyển về kinh doanh, tư duy là yếu tố đầu tiên và khó khăn nhất. Tư duy sợ khó, sợ thay đổi hoặc tư duy ổn định là những điểm sẽ cản trở SME trong việc áp dụng AI. Sau tư duy, những điểm vướng tiếp theo đó là:

Tắt cổ chai tại CEO/ founder: với SME, thường người bắt đầu hành trình thay đổi là CEO (hoặc founder) nhưng dù có ý chí cao, tư duy tốt thì năng lực, thời gian, kiến thức… của CEO là có hạn và không dễ cho các CEO này có cách tiếp cận bài bản và có thể truyền tải xuống dưới

Nhân sự SME khó khăn khi tiếp cận những thay đổi lớn như AI: chúng ta cần nhìn vào thực tế là các nhân sự có trình độ, bằng cấp cao sẽ có xu hướng đầu quân cho các doanh nghiệp lớn với môi trường làm việc và mức lương được xem là tốt hơn. Do đó, nếu hiện trạng nhân sự SME không có nhiều người có nền tảng kiến thức tốt (về chuẩn hóa, về quản trị, tư duy ra quyết định trên số liệu) sẽ là điểm cản trở.

Đầu tư tài chính: các khóa học ứng dụng AI tốt nhất hiện nay cho CEO và lãnh đạo đa số là ở Mỹ và được trực tiếp giảng dạy bởi các hiệp hội, chuyên gia trong lĩnh vực AI. Đây cũng là rào cản cho SME.

Chưa đủ tinh gọn và chuẩn hóa để bắt đầu áp dụng AI: AI sẽ là liều thuốc thần tốc nhưng chỉ khi doanh nghiệp đã có nền tảng cơ bản về tinh gọn và chuẩn hóa. Còn không doanh nghiệp vẫn phải trải qua bước chuẩn hóa và tinh gọn. Lý do dễ hiểu là khi chưa chuẩn hóa, không có cơ sở để đào tạo AI. Khi chưa tinh gọn thì sau xây dựng AI để hỗ trợ một quy trình vận hành rườm rà và nhiều lãng phí thì được gọi là : làm cho đúng những việc đang làm sai.

Làm sao SME có thể bắt tay vào hành trình ứng dụng AI?

Xuất phát từ lãnh đạo, hãy áp dụng mô hình quản trị sự thay đổi bản thân ADKAR (bạn có thể hỏi Chat GPT để được giải thích) để bắt đầu. Trong đó, đầu tiên chúng ta phải tăng nhận thức (Awareness) qua quá trình chủ động tiếp cận: nhìn thấy người khác làm, nhìn thấy ứng dụng của AI hỗ trợ kinh doanh như thế nào và biết là hiện nay có những ứng dụng AI tuyệt vời như thế nào.

Câu chuyện "Ai lấy miếng pho mát của tôi" sẽ là một câu chuyện ngắn mà các CEO nên đọc để xem mình đang là nhân vật nào trong câu chuyện này.

AI + các tri thức vận hành xuất sắc đã có sẵn, và không có gì là bí mật hay ai đó giấu diếm các tri thức này. Tuy nhiên, hiện nay các tri thức này đang được xuất bản và dạy bằng tiếng Anh. Đó chính là rào cản cho việc các CEO đi học. Vậy lời khuyên của tôi là: hãy tìm một chương trình AI + vận hành bằng tiếng Việt của chuyên gia uy tín để học.

Dẫn dắt sự thay đổi của doanh nghiệp: sự cam kết của lãnh đạo và nhóm "tinh hoa". Hãy bắt đầu bằng việc tạo ra một nhóm ưu tú thích thú với việc tìm hiểu và ứng dụng AI. Hãy hỗ trợ họ để có những thay đổi ban đầu cho doanh nghiệp (thắng lợi ngắn hạn).

Và điều cuối, SME sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhưng SME cũng đứng trước cơ hội lớn để vươn lên và thậm chí thay đổi luôn ngôi vương trong ngành nghề của mình bằng AI. AI xuất hiện đem lại nhiều cơ hội kinh doanh bình đẳng cho tất cả cả doanh nghiệp.